Trello

Gestor de tareas, proyectos y documentos compartidos.

Trello está pensado para proyectos que necesiten implementar un marco agile de gestión y también es adecuado para la gestión de procesos.

Facilita el trabajo en equipo, la comunicación instantánea y el control de procesos. Si bien se diseñó con el foco en el trabajo colaborativo, esta herramienta resultará útil también para la organización de tareas personales; puede convertirse en una eficaz agenda personal, por ejemplo (a mi me funciona estupendamente).

Trello  permite crear tableros y notas para los diversos proyectos y tareas; todos sus elementos se pueden adaptar con facilidad a las necesidades del proyecto o del equipo de trabajo. También permite enlazar documentos y otros archivos, crear alertas, etc.

Esta herramienta destaca por su altísimo grado de usabilidad, aunque para proyectos muy complejos tal vez no sería la más adecuada. El plan gratuito te dará acceso a casi todas las funciones y elementos; sólo encontrarás ciertas limitaciones a la hora de intentar personalizar los tableros, listas y tarjetas.

Trello es un producto de la empresa tecnológica Atlassian, la misma que ha desarrollado otras herramientas de gestión, como la popular Jira.

Está disponible como aplicación de escritorio, webapp y app móvil. Importante: puedes sincronizar la aplicación en todos tus dispositivos.

Trello se pensó para proyectos que implementen una metodología agile. Así que conviene tener en cuenta cuáles son las principales características de dicho enfoque que han inspirado el diseño de este gestor.¹

Agile es un término que se ha popularizado en los negocios y el desarrollo de soluciones tecnológicas en el marco de la economía del conocimiento. En líneas muy generales, lo que hace la metodología agile es organizar el flujo de tareas de un proyecto o proceso en fases muy bien acotadas. Cada una de esas fases es lo que se denomina un sprint. La idea es que cada miembro del equipo tenga clara noción de qué se espera de su trabajo y de qué tipo de resultados se deben conseguir en cada fase. La gestión de tipo agile es iterativa: una vez que se cierra satisfactoriamente un sprint, se pasa al siguiente, de modo que el cliente va recibiendo outputs periódicos. Por otro lado, las personas que administran el proyecto cuentan en todo momento con mecanismos de supervisión y evaluación y pueden también introducir adaptaciones en los procesos.

Trello adopta esta filosofía en varios sentidos. Primero, la organización de actividades en tarjetas y listas facilita enormemente la organización de los flujos de trabajo, a la vez que permite la evaluación y reorganización constante. Por ejemplo, sólo hace falta arrastrar una tarjeta para ponerla en primer lugar de la lista o incluso para transferirla a una lista diferente. La opción de etiquetar las tarjetas o de crear listas diferenciadas para tareas por hacer o tareas finalizadas responde claramente a las metodología iterativas agile y kanban. Además, si un tablero está asignado a un equipo, las personas que administran dicho equipo pueden supervisar y coordinar los flujos de trabajo. Al igual que el enfoque agile, Trello pone especial énfasis en la colaboración y la comunicación; así, dispone de canales de chat, opciones para compartir documentos, seguimiento de comentarios y actividades, etc.

Podemos pensar en Trello como un entorno de trabajo; concretemos: imaginemos que es una empresa. Dentro de la empresa hay departamentos diversos; traducido al lenguaje de esta herramienta, dichos departamentos corresponderán más o menos a lo que en Trello se conoce como espacios de trabajo (antiguamente llamados «equipos»). Dentro de un determinado departamento (digamos, el departamento de marketing) sus miembros suelen trabajar al mismo tiempo en más de un proyecto y en cada proyecto intervienen diferentes grupos de personas. Estos proyectos (que también pueden ser procesos) se identificarían con los tableros de Trello.

Ahora, como bien sabes por tu propia experiencia, cada proyecto implica un buen número de tareas y flujos de actividades; es habitual que estos flujos se vayan modificando a medida que avanza el proyecto y que tengamos que hacer adaptacions, reorganizar, agregar tareas, asignar responsables a esas tareas, recordar a los miembros del equipo cuáles son los plazos para cada tarea, llamar la atención a algún miembro del equipo que no ha entregado un informe… Pues bien, en Trello estas tareas y flujos también encuentran un símil. Las tareas o actividades se corresponderán con las tarjetas y los flujos de trabajo, con las listas.

Repasemos algunas de las utilidades de este software de gestión.

El número de funciones de Trello es abundante; pero más lo es la potencialidad de nuevos usos que puedas asignarle según tus propias necesidades.

Cinco son los elementos básicos que encontramos en el entorno de Trello.

Puedes utilizar de diversas maneras cada uno de los elementos de Trello, según las necesidades de tu proyecto o de tu equipo. Además, si ves que un conjunto de tareas o tarjetas se va volviendo más complejo, podrás transformar una lista en un tablero.

Los cinco elementos que hemos reseñado son los componentes básicos con los que trabajaremos habitualmente en Trello y serían suficientes para facilitar cualquier tipo de trabajo en línea y colaborativo. Pero todavía hay más ventajas. Tantas, que vale la pena ir descubrièndolas poco a poco y según las propias necesidades.

Vamos a dar algunos ejemplos de funcionalidades adicionales.