Desglosando el camino al éxito en gestión de proyectos: la EDT

Podemos concebir la estructura de desglose del trabajo (EDT) como un mapa detallado y jerárquico (sobre todo, jerárquico) de las tareas que componen un proyecto. El desglose de tareas se va realizando de manera secuenciada, partiendo del nivel superior en que encontramos el nombre o descripción sumaria del objetivo del proyecto, pasando por las fases o componentes del proyecto y hasta llegar a la especificación de los paquetes de trabajo, que constituyen el nivel inferior de toda esta estructura jerárquica.

Una estructura de desglose de trabajo (EDT), también conocida por WBS (Work Breakdown Structure) por sus siglas en inglés, es la descomposición de un proyecto que está organizado en varios niveles. En otras palabras, es una forma más sencilla de ver los entregables que hay que hacer para poder procesarlas.¹

El desglose de tareas y subtareas se representa en una lista multinivel o, de preferencia, en una matriz gráfica, que servirá para ilustrar el alcance completo del proyecto. Una vez contemos con esta matriz desglosada se nos facilitará notablemente la asignación de responsabilidades y recursos, así como la confección del cronograma.

Hay que tener en cuenta que la EDT debe siempre adaptarse a las características de cada proyecto. De todas maneras, hay ciertos elementos fundamentales, que no podrán faltar nunca en ninguna EDT y son los siguientes.

1. Fases del proyecto

El primer paso para elaborar la EDT consiste en identificar las fases fundamentales del proyecto. O sus componentes fundamentales, si se trata, por ejemplo, de un proyecto tecnológico iterable. Cada una de estas fases representa uno de los hitos del ciclo de vida del proyecto.

2. Entregables

Para cada fase se definirán unos entregables concretos. Recordemos que -de acuerdo con las especificaciones del PMI y el PMBOK²– la EDT debe estar orientada a los entregables.

3. Tareas y subtareas

Para cada fase del proyecto se definen las tareas necesarias para conseguir los objetivos y los entregables respectivos. Dichas tareas se subdividen en subtareas hasta llegar a un nivel de especificidad tal que resulta sencillo asignarles recursos y responsables.

4. Códigos de Identificación

Cada elemento de la EDT recibe un código único, que lo identifica y que facilita la organización y la referencia rápida. El propósito de estos códigos es propiciar una comunicación eficiente entre los miembros del equipo y los stakeholders.

Vamos a ver cómo se aplicaría el desglose de tareas en tres tipos de proyectos diferentes: un proyecto de desarrollo de software, la planificación de un evento de marketing y una investigación social.

Proyecto 1: Desarrollo de software

1.0 Desarrollo de aplicación de gestión de tareas

1.1. Inicio del proyecto

1.1.1. Reunión de inicio

1.1.2. Definición de objetivos

1.1.3. Planificación inicial

1.2. Análisis y diseño

1.2.1. Investigación de mercado

1.2.2. Definición de requisitos

1.2.3. Reunión con usuarios

1.2.4. Documentación de requisitos

1.2.5. Diseño de la interfaz

1.2.6. Prototipo de la interfaz

1.2.7. Revisión del diseño

1.3. Desarrollo

1.3.1. Configuración del entorno de desarrollo

1.3.2 Desarrollo del backend

1.3.2.1 Creación de la base de datos
1.3.2.2 Implementación de la lógica de negocio

1.3.3 Desarrollo del frontend

1.3.3.1 Diseño de pantallas
1.3.3.2 Implementación de la interfaz de usuario

1.4. Pruebas

1.4.1 Pruebas unitarias

1.4.1.1 Pruebas del backend
1.4.1.2 Pruebas del frontend

1.4.2 Pruebas de integración

1.4.3 Pruebas de usuario

1.4.3.1 Pruebas de aceptación
1.4.3.2 Retroalimentación de usuarios

1.5. Implementación

1.5.1 Despliegue en ambiente de producción

1.5.2 Capacitación de usuarios

1.5.3 Resolución de problemas post-implementación

1.6. Cierre del proyecto

1.6.1 Evaluación del proyecto

1.6.2 Documentación final

1.6.3 Lecciones aprendidas

Proyecto 2: Organización de un evento de marketing

2.0 Lanzamiento de Marca XYZ

2.1. Inicio del proyecto

2.1.1 Reunión inicial con cliente

2.1.2 Definición de objetivos y alcance

2.1.3 Creación del equipo de planificación

2.2. Planificación del evento

2.2.1 Investigación de la marca

2.2.2 Establecimiento del presupuesto

2.2.3 Selección del lugar del evento

2.2.3.1 Visitas a posibles locaciones
2.2.3.2 Contratación del espacio

2.2.4 Desarrollo del concepto del evento

2.2.4.1 Creación del tema y mensaje
2.2.4.2 Diseño de la identidad visual del evento

2.3. Logística

2.3.1 Gestión de invitados

2.3.1.1 Creación de la lista de invitados
2.3.1.2 Envío de invitaciones

2.3.2 Gestión de proveedores

2.3.2.1 Selección de catering
2.3.2.2 Contratación de servicios de audio y video

2.3.3 Planificación del transporte

2.3.3.1 Coordinación de transporte para invitados VIP
2.3.3.2 Establecimiento de estacionamiento

2.4. Marketing y promoción

2.4.1 Estrategia de marketing

2.4.1.1 Creación de materiales promocionales
2.4.1.2 Publicidad en medios

2.4.2 Gestión de redes sociales

2.4.2.1 Creación de contenido
2.4.2.2 Programación de publicaciones

2.5. Programa del evento

2.5.1 Elaboración del programa

2.5.1.1 Selección de oradores y presentadores
2.5.1.2 Creación de actividades interactivas

2.5.2 Coordinación de presentaciones

2.5.3 Pruebas de sonido y luces

2.6. Día del evento

2.6.1 Preparación del lugar

2.6.1.1 Decoración del espacio
2.6.1.2 Configuración de stands y expositores

2.6.2 Registro de invitados

2.6.3 Coordinación del flujo de invitados

2.6.4 Gestión de emergencias y primeros auxilios

2.7. Evaluación post-evento

2.7.1 Recopilación de comentarios y opiniones

2.7.2 Análisis del rendimiento del evento

2.7.3 Informe final y documentación

Proyecto 3: Investigación social empírica

3.0 Estudio sobre la calidad de vida en la Comunidad αβγ

3.1. Inicio del proyecto

3.1.1 Revisión de la propuesta de investigación

3.1.2 Definición de objetivos y preguntas de investigación

3.1.3 Creación del equipo de investigación

3.1.4 Desarrollo del marco teórico

3.2. Diseño de la investigación

3.2.1 Metodología de investigación

3.2.1.1 Selección de métodos cuantitativos y cualitativos
3.2.1.2 Diseño de instrumentos de recolección de datos

3.2.2 Muestra y selección de participantes

3.2.2.1 Determinación de criterios de inclusión y exclusión
3.2.2.2 Obtención de consentimientos éticos

3.2.3 Planificación de entrevistas y encuestas

3.2.3.1 Entrenamiento de entrevistadores
3.2.3.2 Preparación de cuestionarios

3.3. Recopilación de datos

3.3.1 Implementación de entrevistas y encuestas

3.3.1.1 Programación de entrevistas
3.3.1.2 Administración de encuestas

3.3.2 Trabajo de campo

3.3.2.1 Identificación de lugares de observación
3.3.2.2 Registro de observaciones

3.4. Análisis de datos

3.4.1 Transcripción de entrevistas

3.4.2 Codificación y categorización

3.4.3 Análisis estadístico (si aplica)

3.4.3.1 Uso de herramientas estadísticas
3.4.3.2 Interpretación de resultados

3.4.4 Interpretación de datos cualitativos

3.5. Elaboración de informe

3.5.1 Estructura del informe

3.5.1.1 Introducción
3.5.1.2 Revisión de literatura
3.5.1.3 Metodología
3.5.1.4 Resultados
3.5.1.5 Conclusiones y discusión

3.5.2 Redacción del informe final

3.5.3 Revisión por pares y correcciones

3.6. Presentación de resultados

3.6.1 Preparación de presentación

3.6.2 Creación de material visual

3.6.3 Planificación de la sesión de presentación

3.6.3.1 Invitación a stakeholders y comunidad
3.6.3.2 Logística del evento

3.7. Difusión y publicación

3.7.1 Preparación de resúmenes ejecutivos
3.7.2 Elaboración de artículos científicos
3.7.3 Envío a revistas especializadas
3.7.4 Publicación en medios de comunicación

3.8. Evaluación y reflexión del proyecto

3.8.1 Evaluación del proceso
3.8.2 Reflexión sobre limitaciones y lecciones aprendidas
3.8.3 Preparación para futuras investigaciones

No es difícil intuir que las ventajas de contar con una EDT de calidad tienen que ver con la claridad y el orden de la planificación del proyecto.

Vamos ahora a desglosar las ventajas del desglose:

Claridad y comprensión

La EDT nos proporciona una visión clara y detallada del proyecto y sus requerimientos, con lo cual se facilita la relación entre tareas y objetivos.

Asignación de recursos

Teniendo claridad sobre el desglose de tareas, la asignación de personal, tiempo y recursos de todo tipo resulta no sólo más sencilla, sino, sobre todo, más eficiente.

Estimación de costos

Al contar con un desglose en tareas pequeñas y asequibles, la estimación de costos se facilita notablemente. Esto también asegurará un mejor control financiero del proyecto.

Seguimiento y control

La EDT es una eficaz herramienta de seguimiento del progreso del proyecto. Las desviaciones quedarán en evidencia más rápidamente y ello permitirá aplicar de forma oportuna los ajustes pertinentes.

Comunicación efectiva

El desglose de tareas también potencia una comunicación eficaz entre los miembros del equipo y entre éste y los stakeholders. La codificación de los componentes de la EDT es un factor que facilita enormemente esta comunicación.

Podemos afirmar que las ventajas de una buena EDT saltan a la vista. Sus riesgos, en cambio, son probablemente menos evidentes. Pero existen y es importante tenerlos presentes.

1º error: Confusión con el cronograma

Sabemos que un proyecto se define por su ciclo de vida acotado; es decir, todo proyecto tiene un inicio, desarrollo y final. Dicha naturaleza del proyecto puede llevarnos con bastante facilidad a pensar que el desglose de tareas es lo mismo que el cronograma. No es así. De hecho, el desarrollo de la EDT es previo a la elaboración del cronograma. Además, la EDT es una herramienta que facilita la asignación de tiempo a las diversas tareas.

2º error: Desglose excesivo

En el intento de conseguir una EDT meticulosa podríamos incurrir en un exceso de detalle. Diversos especialistas en la materia ofrecen diferentes recomendaciones para no caer en este error. Así, hay quienes recomiendan que cada paquete de trabajo corresponda a un 0,5% o más del presupuesto total del proyecto. Otros fijan el límite del desglose en el tiempo de trabajo de la persona responsable: cada elemento del nivel inferior de la EDT debería involucrar 80 o más horas/persona. El criterio aplicable se tendrá que definir en función de las características del proyecto: un proyecto de corto plazo permitirá un mayor nivel de detalle, mientras que un proyecto de más largo aliento requerirá una visión más general.

3º error: Utilización de herramientas poco eficaces

Son muchas las herramientas que ofrece el mercado digital para la gestión de proyectos y la elaboración de la EDT bien puede beneficiarse de ellas. El riesgo en este caso está en emplear una herramienta concebida para la gestión temporal del proyecto, para la elaboración de una carta Gantt o para el control de flujos de trabajo, como por ejemplo un tablero Kanban. Es cierto que la mayoría de herramientas de gestión podrían adaptarse para el desarrollo de una EDT, pero debemos cuidar que no se pierdan de vista los criterios de calidad del desglose.

4º error: Olvidar la orientación a entregables

Este riesgo está muy relacionado con el anterior. En el afán de meticulosidad, detalle y planificación podríamos acabar enfocándonos en los procesos y la gestión del tiempo, antes que en los entregables planificados para cada fase del proyecto y que son los que aportan valor al cliente.

Ya lo apuntábamos unas líneas más arriba: son muchas las herramientas que nos ofrece el mercado digital y que pueden facilitar los esfuerzos necesarios para una eficaz gestión del proyecto. La elaboración y comunicación de la EDT también puede beneficiarse de algunas de estas herramientas.

Qué software pueda resultar más adecuado dependerá del nivel de complejidad del proyecto y del equipo de desarrollo, de los recursos disponibles o de nuestras propias competencias. Podemos ir desde un nivel de baja complejidad y altísima accesibilidad de la tecnología -como puede ser una herramienta de ofimática- hasta aplicaciones empresariales de lo más sofisticadas.

Aquí van algunas sugerencias.

Desde el simple procesador de textos hasta la hoja de cálculo pueden ser de utilidad para ilustrar la matriz de una EDT.

Word, Google Docs, Pages o Writer tienen la gran ventaja de que son conocidos por todo el mundo y que los archivos se pueden compartir con facilidad, ya que son compatibles con la mayoría de plataformas. En cualquiera de estos procesadores de texto podríamos expresar la EDT tanto como un diagrama como en forma de lista multinivel; esta última tiene una gran ventaja desde el punto de vista de la accesibilidad. El inconveniente del uso de un procesador es que, si el proyecto es complejo, la comprensión del desglose podría dificultarse.

Una hoja de cálculo, como Excel, Google Sheets o Numbers, también puede ser de gran ayuda. En este caso la ventaja vendrá dada por la capacidad de organización y gestión de los datos. Ahora bien, claramente las hojas de cálculo están diseñadas para el trabajo con números, antes que con texto, por lo cual la comprensión del desglose y de las dependencias entre actividades podría llegar a resultar complicada.

Cualquier aplicación diseñada para la gestión de proyectos podría servir perfectamente para la elaboración de la EDT. Eso sí, tendremos que poner mucho cuidado en no perder de vista una de las condiciones que ya hemos enfatizado antes: el desglose de actividades no es lo mismo que el cronograma. Herramientas como Trello, Jira, Asana o Teams, por ejemplo, son sumamente eficientes en lo que toca a la gestión de flujos de trabajo y también a la colaboración en línea y tiempo real. Con la adaptación correspondiente, cualquiera de estas plataformas puede convertirse en nuestro asistente para el desglose de tareas, facilitando, además, la identificación de los grandes hitos del ciclo de vida del proyecto. Pero, repetimos, habrá que cuidar que nuestra EDT no se transforme en un cronograma, un tablero Kanban o un diagrama de Gantt, con lo cual estaríamos traicionando su cometido.

Sin duda, las soluciones ERP están por encima de cualquier otro recurso en lo que se refiere a su capacidad de respuesta a cualquiera de las necesidades de la dirección de un proyecto. Un ejemplo de este tipo es SAP.

Dos grandes desventajas presenta este tipo de herramienta: la curva de aprendizaje que puede requerir, dada su complejidad, y su costo, al alcance sólo de empresas de cierto tamaño (aunque suelen ofrecer planes específicos para la PYME).

En resumen, la estructura de desglose del trabajo no puede estar ausente en la caja de herramientas de mimgún project manager. Su función es la de ayudar a que el proyecto resulte planificable, administrable y controlable. Además, la EDT potencia la comunicación eficaz entre equipo y partes interesadas. Una adecuada EDT facilitará la asignación de recursos y la planificación temporal de las actividades del proyecto y, especialmente, de los entregables.

Todo esto nos lleva a concluir que la EDT allana el camino al éxito del proyecto.

NOTA: Imagen de portada realizada con Dall.E.